会議中に眠い!眠くならずに更に得するためにできることは自分用の議事録を取る!

会議中に眠い!眠くならずに更に得するためにできることは自分用の議事録を取る!仕事
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この記事はこんな人を想定しています。

  • 新しく配属された慣れない職場の会議で内容がわからずいつも眠くなってしまう
  • 日々の疲れが出やすく会議でしょっちゅう寝てしまう

一方的に話をされる会議や呼ばれただけの会議だとついつい眠ってしまうことがありますよね。お昼過ぎの会議だと特に眠くなってしまいますね。

異動してしばらくは会議のやり取りがチンプンカンプンで眠くなることが多かったまろです。

そんなときに解決方法を発見したんだよね。

ポイントを言ってしまいますが、会議で眠くなる時の対処方法はこれです。

  • 自分のために議事録を取ることで会議に集中できる
  • 目的とアクションに着目して議事録を取ることで会議の要点が見える
  • 議事録を共有すると周りの人に重宝される

会議で眠くなるのは理由がある

月の形のクッションで寝ているメガネをかけた赤ちゃん
会議は眠くなってしまいがち

私がこれまで会議中に眠くなった経験から眠くなる要素がいくつかあると感じます。

  • 会議でやり取りしている中身がわからない
  • 何のために開催しているのか会議の目的を理解できない
  • 自分自身が動きも思考も止まっている

会議でやり取りしている中身がわからない

初めての職場だと聞いたことのない言葉がたくさん出てきます。職場の人は当たり前に使っていても内輪だけでわかる言葉が結構多いです。私は入社6年で大きく配属が変わったのですが、初めての組織内の連絡会では皆さんが何を言っているのかわからなかったです。社内用語、略語、開発している商品名など何からなにまでわからずチンプンカンプンでした。

当時は対面での会議なので眠気を我慢していましたが、昨今のビデオ会議で顔出ししていなければ間違いなく寝ていたことでしょう。

何のために開催しているのか会議の目的を理解できない

情報を共有するためだけに資料を読み上げる会議、とりあえず人を集めただけの会議など何のために開催しているのかわからない会議もたくさんありますね。私は読み上げ会議だと間違いなく寝ていました。資料共有してもらっていたら事前に見ていますし、読み上げるより自分で流し読みする方が早いですから共有だけしてよと感じますよね。

自分自身の動きも思考も止まっている

STOPと書かれたボードを掲げるビジネスパーソン
動きも思考も止まると眠くなる

中身や目的がわからないと思考停止になりますし、体を動かさず座ったままだと眠くなってしまいます。会議中にストレッチするわけにもいきませんしね。

議事録を書くことで眠気もモヤモヤも全て解決

会議が眠いときに思いついたのが参加する全ての会議で議事録を書くことでした。但し、ハードルを下げるために目的は自分の頭を整理することとしました。

議事録を書くことに集中するので眠くなりにくい

議事録を書くためには話を集中して聞き、手を動かします。頭が動き、体も動いている状態だと睡魔に襲われることはありません。

議事録を書くと話の流れがわかり、分からない言葉もわかる

議事録で書く内容は、『会議の目的』、『出席者』、『決定事項』、『わからない言葉』と事前に書いておき、会議の内容を聞きながらそれらのことを考えながら書きました。わからないなりに議事録を書いていくと不思議と頭が整理されていきました。会議を遮ってしまうと悪いと思いその場で言葉の意味を聞くことはしませんでした。ただ議事録でメモしているので後で誰かに言葉の意味を聞くこともできました。

議事録を書くと会議の流れを理解できる

会議の目的を意識していない人が多いことを知る

木でできた人形たちにレクチャーする一体の人形
同じ場所にいるから目的を理解しているとは限らない

議事録を書いていて感じたのは会議の目的が出席者間であっていないことが結構多いということです。私が理解していないだけの可能性もありますので、しばらく会議の流れを聞いていても目的が理解できないことがありました。その時には議事録の目的欄を書くために「会議の目的は何ですか?」と聞いたことがありました。主催者が目的を意識していないとこの答えは返ってこないです。ひどい時には会議の最後に多分これが目的だろうと議事録に書くこともありましたね。

議事録の目的を書くことを意識すると自分自身の目的意識が高まる

自分以外にもメリットがある議事録

元々は自分のために書く議事録ですが、慣れてきたら周りの人に共有してみてください。そうすると周りの人から感謝されますし、議事録要員として会議に呼ばれたりもします。普段出席できないような会議に出席すると視野や視点が広がりますし、更に議事録を書く腕もあがります。

議事録を書き続けることで得られるメリット

  • 情報の取捨選択ができるようになる
  • 人に伝わる文書を書けるようになる
  • 会議の流れを理解しファシリテーション力も上がる

一長一短に能力がつくわけではありませんが、とりあえず眠くならないようにと議事録を書き続けることで様々なメリットが出てくるので悪い話ではありませんよね。

最後に

  • 自分のために議事録を取ることで会議に集中できる
  • 目的とアクションに着目して議事録を取ることで会議の要点が見える
  • 議事録を共有すると周りの人に重宝される

私は10年以上会議で議事録を書いていますが、継続は力なりだと実感しています。会議だけでなく業務全般の目的と手段を意識できるようになりましたし、会議中に議事録を書きあげるようにはなりました。情報のインプットとしても議事録を書くと理解できますしよければやってみてください。

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