ボトムアップでも進められる!自称社内コンサルが行うPower Platformを使った業務効率改善

ボトムアップでも進められる!自称社内コンサルが行うPower Platformを使った業務効率改善仕事
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この記事ではこんな人を想定しています。

  • 社内の業務効率化を進めたいけれどトップダウンの動きが弱いと悩んでいる人
  • Power Platformの良さに気付いたけれどなかなか周りに広がっていかないと悩んでいる人

社内でITに関わっているけれど全体的な動きにならない!トップがもっと強く発信してほしい!と思っていませんか?

私の会社ではトップからの働きかけはあるのですが中間層のITへの理解が進みません。

そう言いながら現場での改善取り組みは少しずつ広がってきているね。

そんな状況を変えるポイントを先にお伝えします。

  • 現場で課題意識を持った人を探してつながりサポートすることでボトムアップの改善が進む
  • 日常業務を優先し改善業務は後回しになりがち時間を確保することで着実に改善を進める
  • 実績ができてくると自然と声を掛けられるようになる

誰かに期待しても状況は変わらない

昇る太陽と重なるように二人の手で持ったHOPEの文字
誰かに期待するのはやめよう

ITは理解できる人、理解できない人がはっきり分かれます。そして残念なことに業務効率改善よりもわかってくれない人にわかってもらうことの方が時間がかかったりします。そんな状況に悩んでいても状況は進展しません。理解ある社長や幹部からの発信をしたとしても変わらないことも多いです。

自分ができることをやってみよう

「悩んでいるより何か行動して状況を変えたい!」

私がそう思っていたとき「Power Appsでアプリを作りたい」と言っていたAさんと出会いました。Aさんは私とは別の部署でITを担当していてPower BI関連で話しをするようになり出社時には必ず声をかける関係になりました。Aさんは日々忙しいようで、私と会う毎に「アプリを作る」「アプリを作る」と作る作る詐欺になっていました。

時間帯を抑えて一緒にやれば前に進むかな?そう思って私から提案し、毎日1時間ずつ一緒にアプリを作ろうということになりました。

一緒に取り組むことで達成に向けたエネルギーを高める

アジャイルの手法のペアプロが役に立つ

1つのモニタを一緒に見ている二人の人たち
二人で一緒にプログラムするペアプロは効果大

昔、ソフト開発していたときに私はAgileの手法を取り入れていました。その中の一つ『ペアプロ』を思い出しやってみようと提案しました。ペアプロとは二人で一つのプログラムを作るペアプログラミングのことです。

基本は一人の人がプログラムを書きもう一人は手を動かさずワァワァ言うというもの。

二人で一つのものを作るので非効率に思われるかもしれません。しかし、視点や視野が広がることでこんなメリットがあるのです。

  • 仕様や実装における抜け漏れやミスが無くなる
  • 教えることで理解が深まったり知識を整理できたりする
  • 教わることで見識が広がる
  • 自然とコミュニケーションが行われ人間関係が良くなる

Aさんとの改善活動の進め方

まずは作りたいシステムのイメージ、現状をAさんに話してもらって状況を確認しました。そこでわかってきたことはExcelベースで集計していた内容のうち、データをSharepointリストに置き、入力インターフェイスをPowerApps、整理した結果の表示をPowerBIで表示するということでした。

うちの会社ではDataverseの利用に制限があるのでデータベースはSharePointを使いましたが、使える場合にはDataverseを使った方がいいですね。

最初の打ち合わせではデータベースとして必要なデータ、入力インターフェイスの項目を明確にしていきました。Excelベースだと手入力、計算式、参照など混在していますし、複数のテーブルがあるため質問しながらそれぞれの用途を確認し、出来上がりのイメージを作っていきました

作業はTeams会議で相手に画面共有してもらい、こちらからもコントロールできるようにして進めました。

周りで起こってきた変化

チームの団結を表すように円の中央で重なり合ったたくさんの手
活動を通じて私を頼ってくれる人が増えました

Aさん以外にもこういった取り組みを数人の人に進めてきました。そうすると「Power BIについて教えてほしい」「Power Appsの勉強会をしてほしい」と声をかけてもらえるようになってきました。本当にありがたいことです。

私の組織の役割として明確にこういったことを業務と定義されているわけではありませんが、課題意識を持った人とつながっていくことで私を必要とする人と結びつくことができるようになってきました。

ボトムアップの活動は地味な作業になりますが、効果を信じて少しずつ確実に進めることが大事ですね。

最後に

  • 現場で課題意識を持った人を探してつながりサポートすることでボトムアップの改善が進む
  • 日常業務を優先し改善業務は後回しになりがち時間を確保することで着実に改善を進める
  • 実績ができてくると自然と声を掛けられるようになる

手探りでスタートした自称社内コンサル活動ですが、私が普段アプリを作る手順を体感してもらってAさん他多くの人が一人でアプリや仕組みを作ることができるようになれば嬉しいです。私にとっても教えることで気づきがありますし、何より楽しい!最近は一人でアプリを組んでいたのでやはり誰かと行う作業は楽しいですね。

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